Kun haluat nopeuttaa ja helpottaa sähköisten aineistojen löytämistä ja käyttöä, investointi DAM-järjestelmään on erinomainen idea. Erilaisia vaihtoehtoja on kuitenkin pilvin pimein ja voi olla vaikeaa hahmottaa, mitkä ominaisuudet ovat DAM-järjestelmässä oikeasti tärkeitä.
Tässä artikkelissa esittelemme 8 kriteeriä, jotka kannattaa pitää mielessä, kun olet valitsemassa DAM-järjestelmää.
1. Aineisto ja tarpeet
Aineiston tyyppi ja käyttötarkoitus on tärkeä huomioida DAM-järjestelmän valinnassa. On hyvä miettiä ainakin seuraavia kysymyksiä:
- Minkä tyyppistä aineistoa ja mitä tiedostomuotoja DAM-järjestelmään tallennetaan? Onko organisaatiosi käyttämä aineisto enimmäkseen:
- kuvia (kuvaoriginaaleja vai versioita)
- videoita (online- vai broadcast-laatuisia)
- äänitiedostoja
- PDF:iä
- tekstidokumentteja
- teknisiä piirustuksia
- kaikkia edellä mainittuja?
- Minkälaisia aineistojen jakamisen ja yhteistyön tarpeita organisaatiollasi on?
- Tarvitsevatko alihankkijat ja asiakkaat oikeudet tiedostoihin?
- Tarvitaanko esimerkiksi videoille maailmanlaajuista jakelua?
- Integroidaanko DAM osaksi laajempaa myynnin tai markkinoinnin automaatiojärjestelmää?
2. Intuitiivisuus ja käytön helppous
Investointi DAM-järjestelmään menee hukkaan, jos työntekijät tai asiakkaat eivät osaa käyttää sitä.
Järjestelmän täytyy olla helposti omaksuttava ja intuitiivinen erilaisille käyttäjille, joiden tekninen osaaminen vaihtelee. Kun markkinointimateriaalien kommentointi ja hyväksyntä onnistuu helposti DAM-järjestelmän kautta, turhat puhelut ja sähköpostit vähenevät.
3. Tietoturva ja käyttöoikeuksien hallinta
On selvää, että kaikkia tiedostoja ei ole tarkoitettu kaikkien nähtäville. Siksi DAM-järjestelmässä täytyy olla vahvat tietoturvaominaisuudet, kuten tunnistautumisvaatimus ja toimiva käyttöoikeuksien hallinta.
Organisaation sisällä eri ryhmät tarvitsevat DAMiin eri käyttöoikeudet: visuaalisen suunnittelijan pitää pystyä lisäämään ja versioimaan aineistoja, kun taas myyntitiimille riittää oikeus käyttää valmiita materiaaleja. Eri rooleille voidaan luoda käyttäjäryhmiä, jotka antavat käyttäjille tarpeelliset käyttöoikeudet aineistoihin ja DAMin ominaisuuksiin. Jos aineistoja käyttävät myös alihankkijat ja asiakkaat, tietoturvasta ja toimivasta käyttöoikeuksien hallinnasta tulee entistä tärkeämpää.
4. Järjestelmäintegraatiot
Hyvän DAM-järjestelmän voi integroida toimimaan yhdessä muiden organisaatiosi käyttämien järjestelmien kanssa. Näin tiedot saadaan siirtymään järjestelmästä toiseen nopeasti ja automaattisesti, eikä tiimin aikaa mene hukkaan.
Esimerkiksi sisällönhallintajärjestelmät (CMS) ja Adoben ohjelmistot voi integroida toimimaan DAM-järjestelmän kanssa yhteen. Lisäksi tuotetietojärjestelmät (PIM) ja markkinoinnin automaatiojärjestelmät voivat käyttää DAMia aineisto-originaalien lähteenä (single source of truth).
DAMiin voi integroida vain muutaman palvelun tai luoda laajempia integroituja kokonaisuuksia, joiden avulla eri prosessit liittyvät toisiinsa saumattomasti.
5. Metadata ja hyvät hakuominaisuudet
Metadata eli kuvailutieto kertoo tiedoston sisällöstä, esimerkiksi kuvan aiheesta tai tekstidokumentin omistajasta. Metadata helpottaa työntekoa, kun kuvia voi hakea ja selata metadataan perustuvien luokittelujen mukaan.
Metadatalla on DAM-järjestelmässä kaksi roolia:
1. Kun metadataa voi lisätä tiedostoille helposti, tiedostojen luokittelu ei vaadi ylimääräistä ponnistusta, vaan tapahtuu niiden käytön lomassa.
Parhaimmillaan DAM-järjestelmä voi tuottaa metadataa myös itse – esimerkiksi tunnistamalla, onko kuva vaaka- vai pystysuunnassa. Metadatan automaattista tuottamista voi tehostaa integraatioilla. Hyvä esimerkki on Smartiumin integraatio, joka tunnistaa tekoälyn avulla kuvassa olevat kohteet ja luo kuvatiedostolle avainsanoja niiden perusteella.
2. Kun järjestelmän hakutoiminnot osaavat hakea tietoa myös metadatasta, löydät tiedostot vaivattomasti. Tämä nopeuttaa tietyn tiedoston löytämistä, mutta auttaa myös tilanteissa, joissa etsit kuvia erilaisilla kriteereillä: vaikkapa vaakasuuntaista kuvaa, jossa on kukkia.
6. Räätälöintimahdollisuudet
Varmista, että DAM-järjestelmän pystyy räätälöimään organisaatiosi tarpeisiin sopivaksi. Pintatasolla räätälöinti voi tarkoittaa, että DAMin visuaalinen ilme noudattaa yrityksesi tai tuotteesi brändiä. Räätälöinnissä voidaan kuitenkin mennä myös pintaa syvemmälle ja esimerkiksi luoda DAMiin uusia työnkulkuja, jotka sopivat organisaatiosi ja tiimiesi työtapoihin.
7. Skaalautuvuus
Kun DAM-järjestelmän valinta on ajankohtaista, on tärkeää miettiä myös organisaation tulevaisuutta.
Jos organisaatio kasvaa, digitaalisen aineiston määrä voi moninkertaistua. Siksi on tärkeää varmistaa, että valittu DAM mukautuu aineiston kasvavaan määrään, eikä työnteko hidastu.
Kasvun lisäksi tulevaisuus voi tuoda muutoksia myös esimerkiksi tiedostotyyppeihin. Kannattaa siis pyrkiä valitsemaan DAM, joka tukee monentyyppisiä tiedostoja.
8. Tekninen tuki
Vaikka järjestelmä olisi kuinka intuitiivinen ja helppokäyttöinen, riittävän teknisen tuen merkitystä ei kannata vähätellä. Kannattaa varmistaa, että DAM-järjestelmän tarjoajalta saa riittävästi tukea ongelmatilanteissa – ja tarvittaessa myös koulutusta DAMin käyttöön.
Miten WoodWing Assets täyttää nämä kriteerit?
- Aineisto ja tarpeet: WoodWing Assetsiin voi lisätä minkä tahansa muotoisia aineistoja aina kuvista äänitiedostoihin, InDesign-taittoihin ja tekstidokumentteihin.
- Intuitiivisuus ja käytön helppous: WoodWing Assetsia käyttävät asiakkaat kehuvat käyttöliittymää helppokäyttöiseksi. Tiedostojen haku ja suodatus toimivat tehokkaasti ja intuitiivisesti.
- Tietoturva ja käyttöoikeuksien hallinta: WoodWing Assetsissa voit paitsi hallita käyttö- ja pääsyoikeuksia käyttäjäryhmittäin, myös seurata digitaalisen aineiston käyttöä.
- Järjestelmäintegraatiot: Smartium auttaa integroimaan WoodWing Assetsin muihin organisaatiosi työkaluihin aina tuotetietojärjestelmistä projektinhallintatyökaluihin.
- Metadata ja hyvät hakuominaisuudet: WoodWing Assetsissa voi käyttää yli 400 valmista metadatakenttää ja luoda rajattomasti omia metadatakenttiä. Smartiumin tekoälyintegraatioiden avulla avainsanoja ja muuta metadataa voi luoda myös automaattisesti.
- Räätälöintimahdollisuudet: WoodWing Assetsiin pystyy lisäämään sekä brändin mukaisen ulkoasun että räätälöityjä työnkulkuja organisaation tarpeiden mukaan.
- Skaalautuvuus: WoodWing Assets kasvaa organisaation mukana ja sitä voi käyttää kaiken tyyppisten tiedostojen hallinnointiin, joten tulevaisuuden muutokset eivät vähennä investoinnin arvoa.
- Tekninen tuki: Smartium tarjoaa laajan käyttöönoton tuen ja kouluttaa henkilöstön WoodWing Assetsin käyttöön, jotta saatte kaiken irti investoinnistanne.
Onko DAM-järjestelmän valinta organisaatiollesi ajankohtaista? Löydät lisätietoja WoodWing Assets DAMista ja Smartiumin palveluista täältä.