Tehokas projektinhallinta tukee liiketoimintaa – Heku  

Heku-ryhmä on retail designin ja jakelutiemarkkinoinnin tuotannon ja suunnittelun asiantuntijaorganisaatio, joka toimii luovan tuotannon ja hankinnan yhteistyökumppanina brändeille ja yrityksille. Hekun tuotantojohtaja Jussi Valkama kertoo, miten prosessimuutoksella saatiin aikaan merkittäviä säästöjä.

Enemmän tuloksia, vähemmän sählinkiä

Kuvassa esimerkki siitä, miltä projektityöskentely saattaa pahimmillaan näyttää. Myös Hekulle kuvan tilanne tuli ajoittain vastaan, sillä projektityöskentely tarkoitti aiemmin useita toimeksiantoja, joita lähetettiin word-tiedostoina sähköpostitse muun taustamateriaalin kera. Toimeksiantoja tarkennettiin puhelimitse tai sähköpostilla, ja valmiita aineistoja kommentoitiin jälleen uudella sähköpostilla.  Kokonaisuuden näkeminen oli lähes mahdotonta ja siksi työskentely myös sekavaa.

Projektinhallinta etenee järjestelmällisesti ja ilman ylimääräisiä työvaiheita. Kaikki työvaiheet on helppo paikantaa, ja kokonaisuus on läpinäkyvä. Yhteistyökumppani käynnistää toimeksiannon Wrikessä muodostetulla lomakkeella. Lomakkeelle voi lisätä tarvittavat aineistot, ja siihen syötetyt tiedot tulevat automaattisesti osaksi projektia. Projektinhallinta ja tehtävien kommentointi onnistuvat Wriken avulla helposti sisäisesti ja ulkoisesti.

Projektinhallinta on tärkein projektia ohjaava kokonaisuus, joka takaa, että projekti pysyy aikataulussa ja budjetissa sekä vastaa ennalta sovittuja tavoitteita. 

Turhaa aikaa kuluu eri sovellusten ja työkalujen välillä liikkumiseen, tietojen syöttämiseen ja raportointiin. Osastojen välinen kommunikointi voi olla hidasta, ja projektin työvaiheita on vaikea hahmottaa. Tiedostojen viimeisintä versiota kysellään sähköpostitse, tietoja unohdetaan päivittää eri järjestelmien välillä ja kommentit hukkuvat viestiketjuihin. Milloin projekteista tuli pelkkää sähläämistä?

Jussi Valkama tietää, miten sekava projektinhallinta voi tuhlata koko tiimin aikaa.

 – Viestintä oli aiemmin todella pirstaloitunutta, Jussi toteaa. – Briiffi saattoi olla yhdessä sähköpostissa, vastaukset toisessa, ja toimeksiantoihin pyydettiin tarkennuksia kokonaan eri kanavassa.

Jos työkalujen hyöty jää haittaa pienemmäksi, on aika miettiä, miten työntekoa saadaan tehokkaammaksi. Vanhasta toimintatavasta uuteen siirtyminen ei aina tapahdu sormia napsauttamalla. Kun omiin toimintatapoihin tottuu, tarvetta muutokselle ei välttämättä edes osaa havaita. 

Valtaosa rinnakkaisjärjestelmistä jää pois – Wriken avulla yksi järjestelmä riittää

Hekulla Wrike on saanut monimutkaisen ja haarautuneen projektinhallinnan etenemään loogisesti. – Prosessi on Wriken kautta suoraviivaistunut paljon, Jussi kehuu.

Kun Wrike otettiin käyttöön, oli tärkeää selvittää, mitkä järjestelmistä oli mahdollista integroida sen yhteyteen. Valtaosa Hekun aiemmin käyttämistä rinnakkaisjärjestelmistä on voitu Wriken avulla jättää kokonaan pois. Wriken lisäksi Hekulla on käytössään WoodWing Assets DAM, joka on tuonut aineistonhallintaan uutta särmää. 

“Prosessi on Wriken avulla suoraviivaistunut paljon” – kaaos saatiin kuriin muutoksen avulla

Sähköpostiliikenne ja muut rinnakkaiset järjestelmät voidaan jättää pois kaaosta aiheuttamasta, ja projektien johtaminen on huomattavasti aiempaa selkeämpää. 

– Tuotannon työnkulussa yksi meille tärkeimpiä asioita on hyväksyttämisprosessi ja se, että projektiin liittyvä kommunikointi tapahtuu suoraan projektilla eri järjestelmien sijaan, Jussi kertoo. – Tämä oli iso kriteeri siihen, että pirstaloitunutta viestintää saatiin keskitettyä yhteen paikkaan.

Kun viestintä ja projekti tapahtuu yhdessä paikassa, kokonaisuuden hahmottaminen helpottuu. Jokainen voi helposti nähdä, missä vaiheessa projekti on ajallisesti tai taloudellisesti, ja ovatko projektin resurssit riittäviä. Kun kokonaiskuva on selkeästi nähtävillä, tekeminen on läpinäkyvämpää.

Jussin mielestä Wrike vastasi heidän tarpeitaan loistavasti ja sen valitseminen Hekun käyttöön tuntui luontevalta.  – Minusta Wrike oli sopivan kokoinen, ei liian iso, mutta tarvittavat ominaisuudet löytyvät. Wrikea pystyy helposti muokkaamaan omiin tarpeisiin sopivaksi ja integraatiomahdollisuudet ovat laajat.

Hän mainitsee myös, että Wrike on helppokäyttöinen. Erityisesti yksi seikka sai hänet kiinnostumaan juuri Wrikesta. – Tärkeää on tietysti myös kumppani Suomessa, eli Smartium. Apua saa aina tarvittaessa ja Smartiumiin on helppo olla yhteydessä. Käytön myötä apu löytyy tietysti myös Wriken päästä, jonne on suora yhteyshenkilö, Jussi kehuu, ja mainitsee laadukkaan asiakastuen helpottavan hänen arkeaan paljon. 

Suoraviivaisuus säästää aikaa 

Wrike ei tee ainoastaan päivittäisestä projektityöskentelystä ja -johtamisesta tehokkaampaa. Kun projektin kaikki historia ja tieto löytyvät samasta paikasta, on lomatuuraajan tai sijaisen helppo tarttua tehtävään, eikä erillistä briiffausta enää tarvita. Myös virheet ja väärinymmärrykset voidaan välttää, kun jokainen projektin parissa työskentelevä pääsee näkemään samat tiedot, ja kokonaiskuvan hahmottaminen on vaivatonta. Kaikki tiedon ja tiedostojen liikutteluun ja viestiketjuihin kulunut aika vapautuu, minkä ansiosta onnistunut digityökalu säästää aikaa. 

 – Ajansäästöt ovat olleet mittavia, mutta säästöt tietysti riippuvat aina tapauksesta, Jussi mainitsee. – Joskus säästöt ovat marginaalisempia, mutta parhaimmillaan taas hyvinkin suuria. 

Smartiumin avulla prosessimuutos on vaivatonta

Wrike on projektinhallintaohjelma, joka kokoaa kaiken olennaisen saman järjestelmän alle. Se sopii kaikenkokoisille yrityksille toimialasta riippumatta ja on helposti räätälöitävissä jokaisen projektin tarpeita vastaavaksi. Erityisen hyvin Wrike tukee markkinointi- ja projektiorganisaatioiden projektinhallintaa ja liiketoimintaa. 

On kyseessä sitten yksittäisen projektin hallinta tai jatkuva projektityöskentely, työkaluihin kannattaa panostaa. Digitaalisuus itsessään ei tee projektinhallinnasta selkeää, vaan suoraviivainen lopputulos saavutetaan yhdessä integroitavien järjestelmien kanssa. Parhaimmillaan oikeilla järjestelmillä voidaan saavuttaa suuriakin säästöjä ajallisesti ja taloudellisesti.

Smartium auttaa jatkuvasti organisaatioita tehostamaan projektinhallintaansa laadukkaiden järjestelmien ja vaivattomien integraatioiden kautta. Ole meihin yhteydessä, kun haluat enemmän tuloksia ja vähemmän sählinkiä!

Lue lisää Wrikesta