Markkinointi- ja viestintätiimit jakavat päivittäin aineistoja, jotka kulkevat jonkinlaisen työnkulun tai hyväksyntäprosessin läpi ennen niiden julkaisua. Prosessissa saatetaan käyttää montaa eri työkalua, jotka eivät toimi kunnolla yhdessä, vaan tietoa joudutaan siirtämään manuaalisesti niiden välillä. Tässä artikkelissa käsittelemme sisällön orkestrointia ja sitä, kuinka se auttaa sinua välttämään sekavan sisällöntuotannon sudenkuopat.
Ongelma: sisältöspagetti mutkistaa työntekoa
Tutkimusten mukaan markkinointi- ja viestintätiimeissä käytetään yli kolmannes työajasta tarvittavan aineiston etsimiseen – eikä oikea aineisto löydy välttämättä silloinkaan. Jos selkeitä työnkulkuja ei ole määritetty, sisällöt kulkevat eri järjestelmien ja tiimien välillä sikin sokin. Tätä voi kutsua sisältöspagetiksi, mikä kuvaa prosessien irrallisuutta, organisoinnin puutetta sekä työnkulun epäselviä kohtia.
Sisältöspagetti lisää sekä luovien ammattilaisten että asiakkaiden paineita ja aiheuttaa virheitä ja viivästyksiä. Ne puolestaan johtavat stressiin, puutteelliseen lopputulokseen ja tyytymättömiin tai jopa menetettyihin asiakkaisiin.
Ratkaisu: sisällön orkestrointi tehostaa ja sujuvoittaa työtä
Sisällön orkestrointi on jatkuva työkalujen ja työnkulkujen optimointiprosessi, joka lisää tuottavuutta. Sisällön orkestroinnissa työkalut ja työnkulut sovitetaan vastaamaan liiketoiminnan muuttuvia tarpeita. Näin työnkuluista tulee yhtenäisiä ja aukottomia ja turhat työvaiheet karsiutuvat pois.
Onnistunut orkestrointi yhdistää ihmiset ja työkalut. Kun ihmiset ja työkalut toimivat yhdessä, työnteko on tehokasta ja sisällön luominen, hallinnointi ja jakaminen on helppoa ja sujuvaa.
Sisällön orkestrointi laittaa prosessien osat järjestykseen. Näin toiminnasta tulee organisoitua ja voit käyttää aiemmin sisältöspagetin kauhomiseen kuluneen ajan tuottavaan työhön. Sisällön orkestroinnin avulla monet markkinointitoimistot ovatkin onnistuneet kasvattamaan tehokkuuttaan ja jatkamaan liiketoimintansa kasvua taloudellisista haasteista huolimatta.
Etu: Toimiva aineistonhallinta parantaa asiakaskokemusta
Oletko joskus lähettänyt väärän tiedoston asiakkaalle? Ovatko asiakkaan kommentit menneet joskus ohi sähköpostisotkujen takia?
Kun sisältö orkestroidaan DAMin (digitaalisen aineiston hallintajärjestelmän) avulla, materiaalit pysyvät järjestyksessä. DAMin voi integroida muiden työnkuluissa käytettävien työkalujen kanssa, jolloin prosesseista tulee enemmän automaattisia. Näin sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät pääsevät käsiksi oikeisiin tiedostoihin ja viestintä sidosryhmien välillä toimii ongelmitta. Kun asiakaskokemuksesta tulee sujuvampi ja miellyttävämpi, tulee siitä myös kestävämpi.
Sisällön orkestrointia voi myös käyttää valttikorttina myyntiprosessissa. Sinut erottaa kilpailijoista toimiva ja integroitu digitaalinen työskentely-ympäristö, jossa aineistojen hyväksyntäprosessi sujuu ongelmitta ja kaikki sidosryhmät ovat tietoisia projektien ja aineistojen tilasta.
Etu: Aiempaa sisältöä voi käyttää uuden luomiseen
Aiemmin luodun sisällön käyttö uudestaan on haasteellista, jos sisältöä ei ole arkistoitu kunnolla tai jos sen tarkka historia ei ole tiedossa. Kun sisältö ja sen tiedot – omistaja, käyttökohteet ja oikeudet – arkistoidaan huolella, sitä on mahdollista hyödyntää myös uusien sisältöjen luomisessa. Tämä säästää aikaa ja rahaa, kun samoja töitä ei tarvitse tehdä uudelleen.
Sisältöspagetin keskellä aineisto saattaa vaihtua vanhentuneeseen versioon, muutokset hävitä tai hyväksymisvaiheen viestintä mennä pieleen. Kun käytössä olevat työkalut integroidaan toisiinsa, myös mahdollisuus virheisiin pienenee.
Projektinhallintajärjestelmän sekä DAMin metatietojen ja tarkan hakutoiminnon avulla pääset haluamaasi aineistoon käsiksi sekunneissa, eikä aikaa kulu tiedoston etsimiseen työpöydältäsi, sähköpostistasi tai tiedostonjakopalvelusta. Tiedät myös aina, missä kohtaa sisällön hyväksyntäprosessia olet, ja löydät helposti sinulle suunnatut palautteet.
Ratkaisut sisällön orkestroimiseen
- Projektien hallinta: Wrike – parhaiten integroitava, joustava ja pilvipohjainen järjestelmä markkinointiprosessien hallintaan.
- Digitaalisen aineiston hallinta (DAM): WoodWing Assets – rajattomasti skaalautuva, erinomaisesti integroitava pilvipohjainen kaiken digitaalisen sisällön tuotantojärjestelmä ja arkisto.
- Monikanavainen julkaisu: WoodWing Studio – digitaalisen ja printin yhdistävä julkaisualusta kaiken tyyppisille julkaisuille.
- Automaatiot: Enfocus Switch ja PitStop, Wrike Integrate, Axaio MadeToPrint, Elpical Claro
– fiksuilla automaatiolla vapautat työaikaa, vakioit prosesseja ja varmistat laadukkaan lopputuloksen ilman yllätyksiä.
Kaikki ratkaisumme toimivat yhdessä Adobe Creative Cloud -ohjelmien kanssa.
Lataa maksuton opas sisältöspagetin selättämiseen täältä: The marketer’s guide to Content Orchestration